Arrêté du ministre des finances par intérim du 26 juillet 2017, fixant les normes de gouvernance…

Le ministre des finances par intérim,

Vu la constitution,

Vu la loi organique n° 2015-26 du 7 août 2015, relative à la lutte contre le terrorisme et à la répression du blanchiment d'argent,

Vu le code des sociétés commerciales promulgué par la loi n° 2000-93 du 3 novembre 2000, tel que modifié et complété par les textes subséquents et notamment la loi n° 2009-16 du 16 mars 2009,

Vu le décret-loi n° 2011-88 du 24 septembre 2011, portant organisation des associations,

Vu le décret-loi n° 2011-117 du 5 novembre 2011, portant organisation de l'activité des institutions de microfinance, tel que modifié par la loi n° 2014-46 du 24 juillet 2014 et notamment ses articles 31, 32 et 33,

Vu le décret n° 2012-2128 du 28 septembre 2012, fixant les modalités de fonctionnement de l'autorité de contrôle de la microfinance,

Vu le décret Présidentiel n° 2016-107 du 27 août 2016, portant nomination du chef du gouvernement et de ses membres,

Vu l'arrêté du ministre de l'économie et des finances du 17 novembre 2014, relatif à la fixation des modalités de l'audit externe des comptes des institutions de microfinance,

Vu l'avis de l'autorité de contrôle de la microfinance.

Arrête :

Article premier - Le présent arrêté a pour objet de fixer les normes de gouvernance des institutions de microfinance afin d'asseoir les règles de gestion saine et prudente qui garantit leur pérennité.

Chapitre premier

Dispositions générales

Art. 2 - Toute institution de microfinance constituée sous forme de société anonyme doit adopter un système de gouvernance composé d'un conseil d'administration et d'un directeur général ou d'un conseil de surveillance et d'un directoire conformément aux dispositions du code des sociétés commerciales.

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Toute institution de microfinance constituée sous forme associative doit adopter un système de gouvernance composé d'un comité directeur et d'un directeur exécutif.

Toute institution de microfinance est tenue, dans le cadre de l'exercice de son activité, de mettre en place des procédures de gouvernance qui permettent une nette séparation entre les fonctions des organes d'administration et les fonctions des instances chargées de la gestion.

Tout membre de l'organe d'administration d'une institution de microfinance ne peut être à la fois membre de l'organe d'administration d'une autre institution de microfinance en activité en Tunisie.

L'organe d'administration ne doit pas participer à la gestion quotidienne de l'institution de microfinance.

Art. 3 - La répartition des responsabilités entre l'organe d'administration et l'organe de gestion de l'institution de microfinance doit être clairement définie afin de garantir l'équilibre des pouvoirs et de délimiter les responsabilités.

Chapitre 2

De l'organe d'administration

Art. 4 - L'organe d'administration de l'institution de microfinance a pour missions notamment :

d'arrêter la stratégie globale de l'institution, y compris la stratégie de gestion des risques, et ce, sur proposition de l'organe de gestion,
d'assurer le suivi de l'exécution des objectifs de l'institution dans le cadre de la stratégie approuvée,
d'évaluer les décisions de l'organe de gestion ayant trait notamment aux engagements financiers de l'institution,
de veiller à la maîtrise des fondamentaux financiers de l'institution,
d'approuver le code de conduite et des valeurs éthiques de l'institution,
de veiller au respect des dispositions des articles 7 et 8 du décret-loi n° 2011-117 susvisé,
de proposer à l'assemblée générale la désignation d'un ou des membres indépendants au conseil d'administration,
de contrôler la gestion et veiller à garantir la qualité de l'information fournie aux membres, aux actionnaires, au public et à l'autorité de contrôle de la microfinance,
d'approuver l'organigramme de l'institution en définissant une claire hiérarchie des responsabilités à tous les niveaux,

de veiller à l'indépendance et l'efficacité des fonctions de gestion des risques, de conformité et d'audit interne,
d'approuver un système de contrôle interne efficient et efficace de l'institution établi par l'organe de gestion et de veiller à sa mise en œuvre effective,
d'approuver la nomination des agents de l'organe de gestion et des hauts cadres et leurs rémunérations en conformité avec la culture de l'institution, ses objectifs et sa stratégie globale,
de contrôler le respect de la réglementation, du code de conduite, des valeurs éthiques, des pratiques et des règles du financement responsable et d'éviter le surendettement de la clientèle,
de veiller à ce que l'institution jouisse en permanence d'une bonne réputation à même de préserver la confiance de la clientèle.

Art. 5 - L'organe d'administration de l'institution de microfinance doit :

avoir une charte approuvée par tous les membres,
se réunir régulièrement selon un calendrier et un ordre du jour prédéfinis ou chaque fois que l'intérêt de l'institution l'oblige,
établir des procès-verbaux de ses réunions,
approuver et conserver les procès-verbaux dans un registre spécial,
approuver une politique de prévention et de gestion des conflits d'intérêts qui peuvent apparaître entre l'institution et les actionnaires ou les adhérents, les membres de l'organe d'administration, le personnel et les tiers,
veiller au respect des obligations légales et réglementaires en vigueur relatives au contrôle des conventions réglementées,
mettre en place des mécanismes permettant au personnel d'alerter les organes d'administration et de gestion sur les anomalies ou les dépassements constatés,
veiller au respect des procédures et des règles de déclaration et de consultation de la centrale des risques de la microfinance.

Art. 6 - Le nombre des membres de l'organe d'administration et la fréquence de ses réunions doivent être adaptés à la nature et au volume de l'activité de l'institution de microfinance et aux risques auxquels elle peut être exposée.

L'organe d'administration d'une institution de microfinance constituée sous forme de société anonyme doit comporter au moins un membre indépendant et au plus un membre dirigeant.

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Art. 7 - Ne peut être qualifié de membre indépendant au sein de l'organe d'administration de l'institution de microfinance, toute personne se trouvant dans l'une ou plusieurs des situations suivantes :

Avoir ou avoir eu une relation salariale ou une fonction exécutive au sein de l'institution ou de l'une des sociétés du groupe auquel appartient l'institution au cours des six (6) années précédant sa nomination à l'organe d'administration.
Etre ou représenter un actionnaire détenant plus de 5% du capital de l'institution.
Etre un consultant de l'institution et reçoit, à ce titre, une rémunération ou des honoraires de l'institution.
Etre ou représenter une « partie prenante » significative de l'institution tel qu'un fournisseur, un client, un bailleur de fonds ou l'État.
Etre ou avoir été depuis moins de 6 ans le commissaire aux comptes de l'institution.
Avoir un lien de parenté de premier degré avec :
un actionnaire détenant plus de 5% du capital de l'institution,
un membre de l'organe d'administration de l'institution,
le directeur général de l'institution,
le directeur général adjoint de l'institution,
le commissaire aux comptes de l'institution.

Le mandat des membres indépendants ne peut être renouvelé plus de deux fois.

Les institutions de microfinance sont tenues de se conformer à l'obligation de désigner au moins un membre indépendant au sein de l'organe d'administration dans un délai maximum d'une année à compter de la date de l'entrée en vigueur du présent arrêté.

Art. 8 - Les membres de l'organe d'administration doivent avoir les qualifications requises leur permettant d'accomplir convenablement leurs missions.

Les membres de l'organe d'administration doivent satisfaire en permanence les conditions d'honorabilité, d'intégrité, d'impartialité et d'honnêteté requises en vertu de la réglementation en vigueur.

Les membres de l'organe d'administration s'engagent à exercer leurs missions en toute honnêteté, à préserver la confidentialité des informations auxquelles ils peuvent avoir accès et à s'abstenir de voter dans les situations de conflit d'intérêts.

Les membres de l'organe d'administration doivent contribuer d'une manière effective et constructive aux travaux dudit organe et de participer d'une manière assidue aux réunions.

Chapitre 3

Des comités spécialisés

Art. 9 - L'organe d'administration se fait assister dans l'exercice de ses fonctions par des comités spécialisés qu'il institue en son sein. Les présidents et les membres de ces comités sont nommés par l'organe d'administration.

Les comités spécialisés de l'organe d'administration doivent :

avoir une charte approuvée par l'organe d'administration, précisant notamment leurs rôles, leurs compositions et leurs fonctionnements,
se réunir régulièrement selon un calendrier et un ordre du jour prédéterminés ou chaque fois que l'intérêt de l'institution de microfinance l'exige,
établir des procès-verbaux de ses réunions,
approuver et conserver les procès-verbaux dans un registre spécial.

Section première - Du comité permanent d'audit interne

Art. 10 - Toute institution de microfinance dont le total brut du bilan excède dix (10) millions de dinars est tenue de créer un comité permanent d'audit interne placé sous l'autorité de l'organe d'administration.

Art. 11 - L'organe d'administration désigne parmi ses membres, les membres du comité permanent d'audit interne. Ce comité est composé au minimum de trois (3) membres désignés sur la base de leur compétence dans le domaine financier et comptable et ne doit pas comporter un membre dirigeant.

Le comité permanent d'audit interne doit être présidé par un membre indépendant au sens des articles 6 et 7 du présent arrêté.

Le secrétariat du comité est assuré par la structure d'audit interne.

Ne peut être membre du comité permanent d'audit interne le président de l'organe d'administration.

L'organe d'administration pourvoit dans les meilleurs délais, au remplacement de tout membre du comité qui perd sa qualité de membre de l'organe d'administration.

Art. 12 - Le comité permanent d'audit interne se réunit sur convocation de son président quatre fois au moins par an et chaque fois qu'il le juge utile.

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Les délibérations du comité permanent d'audit interne ne sont valables qu'en présence d'au moins trois (3) de ses membres et en cas d'absence du président, la présidence du comité est confiée à l'un des ses membres et sur décision de ses pairs. Les décisions du comité permanent d'audit interne sont prises à la majorité des voix des membres présents. En cas de partage des voix, la question est soumise à l'organe d'administration.

Le comité permanent d'audit interne peut inviter à ses réunions, tout responsable de l'organe de gestion, le responsable de l'audit interne, les commissaires aux comptes et les auditeurs externes. Il peut également inviter toute autre personne dont la présence est jugée utile.

Il est établi un procès-verbal de chaque réunion du comité permanent d'audit interne signé par les membres présents.

Art. 13 - Le comité permanent d'audit interne a pour mission notamment :

de réviser et de donner son avis sur le rapport annuel de gestion y compris les états financiers de l'institution de microfinance avant sa transmission à l'organe d'administration,
de proposer la nomination du ou des commissaires aux comptes et/ou deux auditeurs externes et de donner un avis sur le programme et les résultats de leurs travaux,
d'examiner les insuffisances du fonctionnement du système de contrôle interne relevées par les différentes structures de l'institution de microfinance et autres structures chargées des missions de contrôle et d'adopter des mesures correctrices,
de contrôler et coordonner les activités de la structure d'audit interne et le cas échéant les travaux des autres structures de l'institution de microfinance chargées des missions de contrôle,
de donner son avis sur la désignation du responsable de la structure d'audit interne, deux auditeurs internes ainsi que leurs promotions et leurs rémunérations,
d'assurer le suivi des travaux des organes de contrôle de l'institution de microfinance.

Art. 14 - Le comité permanent d'audit interne doit informer l'organe d'administration de son programme d'activité. Il peut, lorsque cela est nécessaire, proposer à l'organe d'administration de faire entreprendre par l'organe de gestion toute mission ou enquête.

Art. 15 - Le comité permanent d'audit interne rend compte régulièrement à l'organe d'administration de l'exercice de sa mission. Le comité présente son rapport d'activité annuel à l'organe d'administration avant la tenue de sa réunion consacrée à l'approbation des états financiers.

Art. 16 - L'organe de gestion est tenu de fournir au comité permanent d'audit interne tout document ou information que le comité juge utile, et notamment :

les rapports des missions d'audit interne ainsi que le suivi des recommandations desdites missions,
la documentation relative aux moyens adoptés afin d'assurer le bon fonctionnement du contrôle interne,
des notes sur les systèmes, l'organisation, les ressources et les moyens mis en place pour l'accomplissement des plans stratégiques de l'institution de microfinance et les projections financières,
les états financiers intermédiaires et annuels,
les résultats des opérations de contrôle sur pièces et sur place de l'autorité de contrôle de la microfinance,
les rapports de contrôle effectués par les autorités publiques compétentes, les commissaires aux comptes et les deux auditeurs externes,
les rapports des agences de notation et des instances internationales.

Section 2 - Du comité des risques

Art. 17 - Toute institution de microfinance dont le total brut du bilan excède vingt (20) millions de dinars doit mettre en place un comité des risques placé sous l'autorité de l'organe d'administration.

Art. 18 - L'organe d'administration désigne parmi ses membres, les membres du comité des risques. Ce comité doit être composé de deux (2) membres au minimum désignés pour leurs compétences et leur bonne expertise dans la gestion des risques et il ne doit pas comporter un membre dirigeant.

Le président de l'organe d'administration ne peut pas être membre du comité des risques.

Aucun membre du comité permanent d'audit interne ne peut être membre du comité des risques.

L'organe d'administration pourvoit, dans les meilleurs délais, au remplacement de tout membre du comité qui perd sa qualité de membre de l'organe d'administration.

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Art. 19 - Le secrétariat du comité des risques est assuré par la structure chargée de la surveillance et du suivi des risques au sein de l'institution de microfinance. Le comité veille à ce que ladite structure soit dotée des moyens humains et logistiques pour s'acquitter efficacement de ses missions.

Art. 20 - Le comité des risques a pour mission d'aider l'organe d'administration à s'acquitter de ses responsabilités relatives à la gestion et à la surveillance des risques et au respect de la réglementation et des politiques arrêtées en la matière.

Ledit comité est chargé d'assister l'organe d'administration notamment dans :

l'élaboration et la mise à jour de la stratégie de gestion des risques et la fixation des limites d'exposition et des plafonds opérationnels,
l'approbation des systèmes de mesure et de surveillance des risques,
le contrôle du respect par l'organe de gestion de la stratégie de gestion des risques,
l'analyse de l'exposition de l'institution de microfinance à tous les risques par rapport à la stratégie arrêtée en la matière,
l'évaluation de la politique de provisionnement et de l'adéquation permanente des fonds propres par rapport aux risques auxquels est exposée l'institution de microfinance,
l'étude des risques découlant de ses décisions stratégiques,
l'approbation du plan de continuité d'activité,
l'émission de son avis sur la désignation du responsable de la structure chargée de la surveillance et du suivi des risques ainsi que sa rémunération.

Le comité recommande à l'organe d'administration des mesures correctrices pour une meilleure maîtrise des risques.

Chapitre 4

De l'organe de gestion

Art. 21 - L'organe de gestion veille au respect des règles de la bonne gouvernance et à garantir un contrôle adéquat du fonctionnement de l'institution de microfinance.

Le personnel de l'organe de gestion doit être compétent, honorable, intègre, et doit avoir les qualifications nécessaires pour accomplir ses missions.

Art. 22 - L'organe de gestion doit établir des systèmes de contrôle interne, de contrôle de conformité et de gestion des risques indépendants, efficaces et en adéquation avec la nature des activités de l'institution de microfinance et son profil de risques.

Art. 23 - L'organe de gestion au sein de l'institution de microfinance est responsable de :

formuler des propositions à l'organe d'administration en vue de définir la stratégie globale de l'institution,
mettre en place les systèmes, l'organisation, les ressources et les moyens nécessaires pour l'accomplissement des plans stratégiques,
veiller, sous le contrôle de l'organe d'administration, à ce que l'institution exerce ses activités en adéquation avec la stratégie globale et la politique de gestion des risques approuvées par l'organe d'administration,
la gestion courante administrative et financière de l'institution et la communication de l'information adéquate à l'organe d'administration,
la communication à l'organe d'administration d'un reporting fréquent et régulier sur la situation de l'institution de microfinance, ses indicateurs de performance, de risque et de solidité financière et de toute information qui peut menacer la pérennité de l'institution de microfinance. Les supports des réunions de l'organe d'administration et les ordres de jour doivent être suffisamment détaillés et communiqués dans les délais réglementaires,
la délégation des pouvoirs et des fonctions et l'établissement d'un organigramme qui consacre le principe de la responsabilisation et de la transparence,
œuvrer pour assurer l'adhésion effective du personnel au respect des principes d'éthiques de l'institution conformément au code de conduite établi par l'organe d'administration.

Chapitre 5

Du système de contrôle interne et du contrôle de conformité

Art. 24 - Le système de contrôle interne désigne l'ensemble des processus, procédés, méthodes et mesures visant à assurer en permanence la sécurité, l'efficacité et l'efficience des opérations, la protection des actifs de l'institution de microfinance, la fiabilité de l'information financière et la conformité de ces opérations avec les lois et la réglementation en vigueur. Ce système de contrôle interne comprend, notamment :

a- un système de contrôle des opérations et des procédures internes,
b- une organisation comptable et du traitement de l'information,

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c- des systèmes de mesure, de surveillance et de maîtrise des risques,

d- un système de documentation et d'information.

L'autorité de contrôle de la microfinance publie une note d'application relative à la mise en place d'un système de contrôle interne approprié qui garantit l'évaluation permanente des procédures internes, la détermination, le suivi et la maîtrise des risques liés à l'activité des institutions de microfinance.

Art. 25 - Toute institution de microfinance est tenue de créer une structure d'audit interne chargée d'évaluer de façon périodique l'efficacité des processus de gestion des risques et de la gouvernance, des procédures et des politiques internes ainsi que le bon fonctionnement des différents niveaux de contrôle et de veiller à ce que le système de contrôle interne soit adapté à la taille de l'institution, à la nature et au volume de ses activités et aux risques auxquels elle est exposée.

La structure d'audit interne est chargée également de :

l'évaluation du processus de communication financière et l'examen de la fiabilité et de l'exactitude des informations communiquées aux tiers,
l'évaluation des modalités de mesure et de suivi des risques.

Art. 26 - La structure d'audit interne se charge, dans le cadre de l'exercice de ses missions :

d'adopter une méthodologie permettant d'identifier les risques significatifs auxquels l'institution est exposée,
de préparer un plan d'audit pluriannuel et de répartir ses ressources,
d'accéder aux archives, aux documents et aux données.

La structure d'audit interne doit disposer de ressources suffisantes et d'un personnel ayant une formation appropriée et possédant l'expérience requise pour comprendre et évaluer les activités à auditer,

Art. 27 - La mission de la structure d'audit interne est définie par une charte établie par l'institution qui précise, notamment :

la position, les pouvoirs et les objectifs de la fonction d'audit interne,
les responsabilités de cette fonction et la nature de ses travaux,
les modalités de communication des résultats de ses missions de contrôle.

Art. 28 - La structure d'audit interne vérifie, par des contrôles suffisants sur pièces et sur place, la bonne tenue des dossiers de financement dans les agences de l'institution de microfinance, et ce, dans le but de minimiser les risques :

de financements fictifs ou de complaisance,
de dissimulation d'impayés,
de fraude informatique concernant les dossiers de financements.

La structure d'audit interne procède, à ce titre, à un nombre suffisant de sondages compte tenu des outils techniques dont elle dispose et du niveau de risque dans chaque agence.

Art. 29 - Le responsable de l'audit interne rend compte de l'exercice de sa mission au comité permanent d'audit interne ou directement à l'organe d'administration. Il informe l'organe de gestion des insuffisances constatées dans le cadre de l'exercice de sa mission et formule des recommandations pour renforcer les dispositifs du contrôle interne et de la gestion des risques.

La structure d'audit interne doit être indépendante des unités ou des activités auditées. Elle doit être capable de conduire ses investigations sur sa propre initiative ou sur requête de l'organe d'administration.

Art. 30 - Toute institution de microfinance exerçant son activité conformément aux principes de la finance islamique doit disposer d'une unité d'audit charaïque interne chargée de l'examen et du contrôle de la conformité des activités relevant de la microfinance avec les normes charaïques conformément aux « avis exécutoires » et décisions du comité de contrôle charaïque, et d'établir des rapports périodiques à présenter au dit comité et à l'organe de gestion.

L'unité d'audit charaïque interne est composée d'un ou de plusieurs membres compétents et formés en finance islamique. La composition de l'unité d'audit charaïque interne est approuvée par le comité de contrôle charaïque.

Art. 31 - Toute institution de microfinance doit mettre en place un système de contrôle de la conformité approuvé par l'organe d'administration et révisé annuellement.

La fonction de contrôle de la conformité comporte :

la détermination et l'évaluation des risques de non-conformité aux lois et règlements en vigueur, aux règles de bon fonctionnement de la profession et aux bonnes pratiques et l'évaluation de leurs effets sur l'activité de l'institution,

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la soumission à l'organe d'administration de rapports comportant des propositions de mesures susceptibles de maîtriser et de traiter les risques de non-conformité,
l'assistance des services de l'institution pour garantir la conformité aux lois et règlements en vigueur, ainsi qu'aux meilleures pratiques et aux règles professionnelles et déontologiques, y compris la proposition de programmes de formation au personnel,
l'examen des opérations ou des transactions suspectes et le cas échéant leur communication à la commission tunisienne des analyses financières dans le cadre de la lutte contre le terrorisme et la répression du blanchiment d'argent.

L'autorité de contrôle de la microfinance fixera par une note les programmes et les mesures adoptés pour la lutte contre les infractions de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme conformément à l'article 115 de la loi organique n° 2015-26 du 7 août 2015, relative à la lutte contre le terrorisme et à la répression du blanchiment d'argent.

Chapitre 6

Du comité de contrôle charaïque

Art. 32 - Toute institution de microfinance exerçant son activité conformément aux principes de la finance islamique doit créer un comité de contrôle charaïque chargé du contrôle et de l'approbation des différentes opérations, produits et services offerts par l'institution de microfinance concernée et elle émet à cet effet, des avis exécutoires pour l'institution. Le comité examine également la structure et la documentation juridique des transactions, les caractéristiques des produits qui lui sont soumis ainsi que les questions d'ordre charaïque qui lui sont soumises par l'institution dans le cadre de son activité.

Le comité de contrôle charaïque doit s'assurer périodiquement de l'efficacité du système d'audit charaïque interne.

Les décisions dudit comité sont exécutoires.

Art. 33 - Le comité de contrôle charaïque a les pouvoirs de consulter tous les documents, dossiers, registres, contrats et correspondances nécessaires pour lui permettre d'accomplir sa mission avec l'obligation de confidentialité.

L'organe de gestion doit fournir au comité de contrôle charaïque tous les documents et les explications qu'il juge nécessaires pour l'exercice de ses missions afin de l'aider à présenter un avis charaïque à propos des transactions de l'institution.

Art. 34 - Le comité de contrôle charaïque se charge de présenter un rapport annuel sur ses activités à l'assemblée générale de l'institution de microfinance.

Le secrétariat dudit comité est assuré par l'unité d'audit charaïque interne.

Art. 35 - Le comité de contrôle charaïque doit être indépendant de l'organe d'administration et de l'organe de gestion de l'institution de microfinance. La nomination de ses membres, leur licenciement et la détermination de leurs honoraires sont effectués par l'assemblée générale de l'institution.

Le comité de contrôle charaïque se compose de trois membres au moins, choisis sur la base de leur intégrité, compétence, et expérience en matière de doctrine des transactions islamiques et de l'absence de conflits d'intérêts avec l'institution de microfinance.

Les membres du comité sont désignés par l'assemblée générale pour une période de trois ans renouvelable deux fois.

L'assemblée générale ne peut révoquer un des membres du comité avant l'expiration de la durée de son mandat à moins qu'il ne soit établi qu'il ait commis une faute grave dans l'exercice de ses missions et auquel cas il est remplacé par un nouveau membre.

Art. 36 - Le présent arrêté sera publié au Journal Officiel de la République Tunisienne.

Tunis, le 26 juillet 2017.

Le ministre des finances par intérim

Mouhamed Fadhel Abdelkefi

Le Chef du Gouvernement

Youssef Chahed