Circulaire n° 8 du 9 Février 1996 fixant les modalités pratiques relatives à l'élaboration des plans de mise à niveau ministériels institués en vertu du décret n° 96-49 du 16 Janvier 1996

(Texte arabe publié au Journal Officiel de la République Tunisienne n° 14 du 16 février 1996).

Le Premier Ministre

A

Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat,

Objet : Mise à niveau de l'Administration.

REFERENCE : Décret n° 96-49 du 16 janvier 1996 fixant le contenu des plans de mise à niveau de l'Administration et les modalités de leur élaboration, réalisation et suivi.

P. JOINTES : Un projet d'arrêté type fixant le plan de mise à niveau.

La présente circulaire vise à fixer les modalités pratiques qui doivent être prises par chaque ministère en vue de l'élaboration de son propre plan de mise à niveau.

Ces plans entrent dans le cadre de la stratégie de mise à niveau globale décidée par Monsieur le Président de la République et ce, compte tenu du fait que l'Administration est concernée au premier chef par la mise à niveau en raison du rôle primordial qui lui est dévolu dans la réalisation du développement global du pays.

A cet effet, le décret susvisé stipule que chaque ministre élaboré un plan de mise à niveau spécifique à son ministère. Ce plan couvre la période allant du premier Janvier 1996 au 31 Décembre 1999.

Chaque plan de mise à niveau contient au moins 20 articles, dont ci-après les modalités pratiques d'élaboration.

1) Le schéma directeur d'informatisation du ministère :

Compte tenu de l'importance de ce schéma directeur pour assurer la relation entre la modernisation et l'informatisation de l'Administration, chaque ministère est tenu d'instituer "un comité départemental informatique" responsable de l'élaboration, de la mise à jour et du suivi de son schéma.

Le schéma directeur d'informatisation doit exprimer la stratégie du ministère et ce, en matière d'utilisation des technologies de l'information et de la communication (informatique, bureautique, télématique) notamment au regard de l'amélioration de la qualité, de l'efficacité des services publics, de l'amélioration de la productivité, de la simplification et de l'amélioration des prestations fournies aux citoyens et de l'aide aux mécanismes de prise de décisions.

a) Les objectifs du schéma directeur d'informatisation :

Ce schéma vise à :

• assurer la mise à niveau de l'administration en veillant à ce que l'ensemble des services centraux et déconcentrés relevant du ministère concerné réalisent les objectifs afférents à la célérité et à la qualité des services,

• échanger les informations avec les autres ministères ou les organismes et entreprises publics dépendant du ministère ou qui collaborent d'une manière permanente avec le ministère concerné,

• instituer des mécanismes de coopération entre les administrations et les différents organismes et ce, en identifiant les interlocuteurs et les utilisateurs de l'application informatique ainsi que les programmes et réseaux concernés par l'échange d'informations sus-indiqué.

• échanger les données informatiques avec l'environnement national et international ainsi qu'avec les particuliers.

A cet effet, il y a lieu de prendre en considération les caractéristiques des systèmes d'information extérieurs aux ministères et qui sont nécessairement impliqués par l'échange d'information susvisé.

Le schéma directeur d'informatisation doit tracer les lignes essentielles du système d'information à mettre en place. En outre, il doit traduire l'effort d'intégration et de normalisation des différents systèmes informatiques tant pour la gestion des applications propres au ministère concerné que pour la mise en œuvre de mécanismes de dialogue, de connexion et de synergie avec les organismes extérieurs.

b) Le contenu du schéma d'informatisation du ministère :

Ce schéma comprend deux volets : un volet stratégique et un volet opérationnel.

1) Le volet stratégique :

Ce volet comprend :

• une directive fixant les objectifs et définissant les effets attendus des utilisations des technologies de l'information sur la modernisation des mécanismes de gestion au ministère, l'amélioration des prestations rendues, la décentralisation et la déconcentration et les gains de productivité et de rentabilité. A cet égard, il y a lieu de fixer un ensemble d'indicateurs fiables qui seront retenus en matière d'évaluation et de mise à jour.

Cette directive doit particulièrement rechercher :

• une bonne intégration entre les systèmes informatiques et les objectifs organisationnels.

• une cohérence technologique dans l'espace et dans le temps.

• l'adoption de critères rationnels communs pour le choix des investissements, des équipements et des logiciels.

Seront également identifiés les services responsables, leurs compétences en matière de maîtrise d'ouvrage, de maîtrise d'œuvre et d'innovation ainsi que le cadre structurel et opérationnel dans lequel ils sont appelés à coopérer.

En ce qui concerne les questions relatives aux ressources humaines et notamment le recrutement, la formation et la mobilité des personnels informaticiens ainsi que celles liées à la formation et à la sensibilisation des utilisateurs et des décideurs, elles devront être traitées dans cette partie du document.

On y trouvera enfin les recommandations et les normes techniques que devront respecter les maîtres d'ouvrage et leurs services qu'ils soient centralisés et/ou déconcentrés.

• la description du ou des systèmes dans lesquels s'inscrit l'opération d'informatisation du ministère concerné en relation avec ses différents correspondants publics ou privés y seront évoqués également. Les sous-systèmes d'informatisation, le degré d'avancement de l'opération d'informatisation, l'état et les besoins de normalisation des applications, des méthodes et des procédures.

• une évaluation des contraintes résultant de la situation existante et des aspects négatifs à surmonter.

2) Le volet opérationnel :

Ce volet comprend :

• la description des choix techniques retenus. Il s'agit de présenter les normes et standards adoptés, les choix en matière de méthodologies, d'architectures, d'outils logiciels, ainsi que les dispositifs de protection et de sécurité et plus généralement toutes solutions génériques contribuant à la bonne conduite des projets, à la qualité des réalisations, à leur interopérabilité ou à la mise en commun des ressources qu'elles soient matérielles ou humaines.

• la description des applications et projets, comportant pour les plus importants de ceux-ci un résumé de leur contenu et une évaluation quantitative et qualitative des divers choix énumérés ci-dessus,
• la description des projets nouveaux comportant au moins un descriptif des fonctionnalités assorti d'estimations techniques et financières,
• la description des technologies innovantes utilisées ou envisagées ainsi que les étapes de généralisation susceptibles d'être adoptées,
• les perspectives d'utilisation des systèmes de documentation automatisés et des bases de données externes et notamment dans le domaine juridique, en liaison avec les systèmes nationaux d'information,
• la conception d'un arbitrage entre l'emploi des ressources humaines internes du ministère concerné et le recours à la sous-traitance ou à l'externalisation totale ou partielle du schéma d'informatisation.

Les ministères peuvent consulter le Secrétariat d'État à l'Informatique au Premier Ministère en ce qui concerne l'élaboration des schémas directeurs d'informatisation.

2) La révision de l'organisation des structures du ministère conformément à l'organigramme type :

L'organigramme type des ministères vise à uniformiser le mode d'élaboration des textes relatifs à l'organisation des structures des ministères notamment en ce qui concerne les structures communes afin d'assurer un minimum de cohérence dans ce domaine.

L'organigramme type sus-indiqué s'articule autour des points suivants :

a) La création dans chaque ministère "d'un comité supérieur" qui est un organe consultatif qui assiste le ministre dans l'étude de toutes les questions que celui-ci juge utile de lui soumettre.
b) La généralisation à tous les ministères de la "conférence des directeurs" qui constitue une instance de réflexion et d'information sur l'action générale du ministère et les questions d'intérêts général.
c) La mise en relief des fonctions essentielles au niveau du cabinet et la création de bureaux pour les accomplir compte tenu des besoins. On peut citer parmi ces bureaux :

• le bureau d'ordre central
• le bureau d'information, d'accueil et des relations publiques
• le bureau des études, de la programmation et de la planification
• le bureau de suivi des décisions des conseils des ministres, des conseils ministériels restreints et des conseils interministériels
• le bureau de la sécurité et de la permanence
• le bureau des relations avec le citoyen
• le bureau de soutien et d'assistance de l'investissement privé
• le bureau des affaires générales.

Etant précisé qu'il peut être créé, le cas échéant, d'autres bureaux compte tenu des spécificités des attributions de chaque ministère. Le niveau et le nombre des emplois fonctionnels de ces bureaux sont fixés sur la base du volume et de la nature des missions qui leur sont confiées.

d) Le renforcement de certaines fonctions importantes telles que l'organisation, l'informatique, les archives, la documentation, les affaires juridiques et le contentieux.
e) Le réexamen des missions des services communs des ministères qui sont des structures s'occupant de tout ce qui concerne la gestion des affaires administratives et financières, l'organisation, les méthodes et l'informatique ainsi que les

questions ayant trait aux affaires juridiques, au contentieux, aux archives et à la documentation et ce, en raison de l'importance que revêtent ces structures pour la rationalisation du fonctionnement des différents ministères, étant précisé que lesdites structures sont dirigées par un cadre auquel il peut être octroyé un emploi fonctionnel.

f) La création dans chaque ministère des structures spécifiques nécessaires compte tenu des missions qui lui sont dévolues.

La Direction Générale des Réformes Administratives au Premier Ministère vous communiquera un document qui a été élaboré à cet effet et comprenant l'organigramme type. Ce document peut être adopté par les ministères pour l'élaboration de leur organigramme.

Les ministères peuvent consulter la Direction Générale précitée en ce qui concerne la révision de l'organigramme.

3) L'élaboration et la mise à jour du plan de chargement des agents selon la situation actuelle :

Ce plan se rapporte à l'identification du nombre d'emplois occupés de façon effective dans les différentes structures, selon les catégories des agents, leurs fonctions et leurs grades (voir la circulaire n° 23 du 15 Avril 1995).

L'élaboration de ce plan doit faire l'objet d'un décret qui sera mis à jour annuellement sur la base de :

a) L'ensemble des emplois occupés de façon effective au 31 Décembre de l'année écoulée.
b) Les recrutements autorisés par la loi de finances au titre de l'année en cours.
c) Les différents changements qui ont touché les agents en activité concernant les promotions de grade ou de fonction, la mise à la retraite, le détachement, la mise en disponibilité, la mutation et ce, conformément aux indications portées sur la fiche de changement de situation administrative qui vous sera communiquée ultérieurement.

Les ministères peuvent consulter la Direction Générale des Réformes Administratives au Premier Ministère en ce qui concerne l'élaboration du plan de chargement des agents et sa mise à jour selon la situation actuelle.

4) La fixation d'un programme pour l'élaboration du plan de chargement des agents tel qu'il devrait être compte tenu des besoins réels en ressources humaines :

Ce plan vise à identifier :

• la quantité du travail réel de chaque agent selon son emploi et la cellule ou la structure administrative à laquelle il appartient.
• le nombre d'agents nécessaires à la réalisation des différentes opérations entrant dans le cadre des attributions de ces structures.

Pour l'élaboration de ce plan, il y a lieu de suivre les étapes suivantes :

a) La création d'une cellule chargée de superviser cette opération et de suivre l'exécution de ses différentes étapes et ce :

• en préparant les mécanismes nécessaires à cet effet,
• en veillant au respect des délais fixés pour l'exécution de chaque étape,
• en assurant l'opération de coordination lors de la préparation du plan de chargement définitif.

b) Actions de sensibilisation :

Il est indispensable d'intensifier les efforts de sensibilisation des agents concernés qu'ils soient responsables ou agents d'exécution pour les sensibiliser sur l'importance de leur rôle dans la réalisation de cette mission et de veiller à la précision et à la clarté dans la transmission de l'information.

c) Le recensement des tâches :

L'opération de recensement des tâches doit englober tous les aspects de chaque activité y compris celles connexes ou

concomitantes et qui représentent souvent une charge non négligeable pour certaines fonctions.

Pour l'obtention d'une identification précise de chaque tâche, l'opération de recensement doit englober toutes les opérations, mêmes les plus élémentaires, et celles qui n'exigent pas un effort intellectuel important.

Ce recensement aboutira à l'établissement d'un document récapitulatif de l'ensemble des tâches.

La validation de cette opération par le supérieur hiérarchique est de nature à diminuer les risques d'erreurs, et à faciliter la réalisation de l'étape suivante relative à l'estimation des temps et de la fréquence des opérations.

d) L'évaluation de la durée de réalisation des opérations et de leur fréquence :

La durée de réalisation des opérations est réalisée par les agents eux-mêmes et ce, par l'évaluation de la période nécessaire à l'exécution de chaque opération réalisée par chacun de ces agents.

La fréquence des opérations est déterminée sur la base du calcul du nombre d'opérations de même nature réalisées par année.

La validation de cette opération par le chef de l'administration est de nature à réduire les risques d'erreurs.

A la fin de ces étapes préparatoires du plan de chargement des agents, chaque ministère élabore :

• le document récapitulatif de l'ensemble des tâches
• le plan de chargement des agents du ministère qui comprend :
• une fiche individuelle de fonction remplie par chaque agent ; l'imprimé type relatif au changement de la situation administrative vous sera communiqué ultérieurement.
• un tableau de chargement des agents relatif à la situation actuelle de chaque structure et récapitulant l'ensemble des informations contenues dans les fiches individuelles de chaque agent.
• un tableau de chargement des agents relatif à la situation actuelle, regroupant les tableaux précités et concernant les différentes structures du ministère.
• un tableau de chargement des agents pour chaque structure tel qu'il devra être après réorganisation.
• un plan d'ensemble de chargement des agents pour le ministère tel qu'il devra être après réorganisation.

La Direction Générale des Réformes Administratives vous communiquera ultérieurement des spécimens des fiches individuelles et des fiches récapitulatives utilisées pour l'élaboration des tableaux et des plans de chargement des agents, ainsi qu'à titre d'exemple, le plan de chargement qui a été réalisé pour les structures de gestion des ressources au ministère de la Santé Publique.

Les ministères peuvent consulter la Direction Générale précitée pour ce qui est de l'élaboration du plan de chargement des agents tel qu'il devrait être, compte tenu des besoins réels en ressources humaines qui vous servira de modèle.

5) Définition des programmes de formation initiale, de formation continue et de recyclage :

La mise à niveau de l'Administration et l'amélioration de la qualité de ses prestations passent impérativement par l'amélioration de la compétence de ses agents qu'ils soient cadres ou ouvriers et l'assimilation par ces derniers, des aptitudes professionnelles requises pour accomplir convenablement leurs tâches en veillant à perfectionner ces aptitudes compte tenu de l'évolution et de l'ampleur des défis à relever.

Aussi, toutes les administrations publiques sont-elles tenues de définir une politique claire en matière de formation de leurs agents visant à :

• enrichir et renforcer leur personnel par de nouvelles compétences dont le nombre et le profil seront déterminés compte tenu des vacances constatées et du plan de chargement de leurs agents.
• permettre à leurs agents de bénéficier d'une formation professionnelle supplémentaire adéquate à l'occasion d'une promotion dans le grade ou dans la catégorie en insistant sur la nécessité de lier la création des cessions de formation en vue d'une promotion aux vacances relevées et aux impératifs du plan de chargement des agents.
• veiller à perfectionner et à actualiser les compétences professionnelles de leurs agents compte tenu du profil de l'emploi et de la nécessité de prendre en considération les progrès qui doivent caractériser la nature des prestations fournies à la lumière du programme de mise à niveau intégral.

Pour la concrétisation de ces objectifs les différentes administrations sont tenues d'élaborer un plan de formation à moyen terme fixant les besoins annuels de l'administration au cours de la période du plan de mise à niveau ministériel, compte tenu de la situation actuelle des ressources humaines disponibles et des impératifs du plan de chargement des agents relatifs aux nouveaux recrutements, à la promotion, au recyclage, à la mise à la retraite etc... en prenant en considération et en maîtrisant les répercussions financières de ce plan compte tenu des contraintes du budget général de l'État.

Ce plan comporte :

a) Les besoins annuels concernant chaque corps, grade ou catégorie de nouveaux agents, formés avant leur recrutement ou immédiatement après (formation initiale ou préparation à la fonction).

b) Les besoins annuels concernant chaque corps, grade ou catégorie en matière de formation continue en vue d'une promotion.

c) Les besoins annuels de l'administration en matière de perfectionnement des compétences et de recyclage.

Il est à souligner à cet égard que l'élaboration et le suivi de ce plan nécessitent :

• la réalisation d'une évaluation précise de concert et en coordination avec la Direction de la Formation créée au Premier ministère en vertu du décret n° 95-286 du 20 Février 1995 et les établissements de formation compétents.
• la généralisation dans les meilleurs délais du nouveau régime de formation continue prévu par le décret n° 93-1220 du 7 Juin 1993 tel qu'il a été explicité par la circulaire du 12 Août 1993, à tous les corps de la fonction publique.

Les ministères peuvent consulter la Direction Générale de l'Administration et de la Fonction Publique en ce qui concerne l'élaboration des programmes de formation initiale, de formation continue et de recyclage.

6) Détermination des attributions pouvant être déléguées de l'Administration Centrale à l'Administration Régionale, comme suit :

• identification des cas nécessitant actuellement une décision de l'administration centrale,
• détermination des cas pouvant être déléguée à l'administration régionale,
• élaboration des projets de textes réglementaires concrétisant ces délégations.

Cette opération s'inscrit dans le cadre du rapprochement davantage des prestations administratives des citoyens dans le but de leur faciliter leur obtention sans avoir à se rendre aux administrations centrales, qui continuent à exercer, sans aucune raison objective, de telles attributions.

7) L'identification des activités pouvant être transférées au secteur privé :

Il convient de souligner à cet égard, que les activités visées ne concernent pas celles qui ont trait à l'exercice de l'autorité publique. Il s'agit plutôt de déterminer les moyens les plus rapides et les plus efficaces dont notamment la sous-traitance pour la réalisation de certains aspects de la gestion courante tels que les travaux de nettoiement, le gardiennage, la formation, le recyclage.

La concrétisation de cette orientation nécessite :

• l'identification des activités pouvant être assurées par le biais de la sous-traitance.
• la réalisation d'études de rentabilité de cette opération en procédant à une comparaison entre la qualité et le coût d'une part et l'amélioration escomptée au niveau des prestations fournies d'autre part.
• la programmation de la réalisation et la conclusion de contrats de sous-traitance pour chaque opération.

8) L'identification des activités pouvant être soumises aux règles de la comptabilité analytique en vue de déterminer et de comprimer le coût des services et des prestations publics.

9) L'identification des structures pouvant adopter les règles de la gestion par objectifs.

Pour la réalisation de projets déterminés, il peut être institué auprès des ministères "des unités de gestion et de réalisation par objectifs" par décret sur proposition du ministre concerné.

Le décret instituant chacune des unités susvisées, fixera ses missions, le ou les objectifs à atteindre, les délais de réalisation des missions confiées à l'unité, le nombre et le niveau de ses emplois fonctionnels ainsi que les indicateurs permettant de comparer les résultats attendus par rapport aux objectifs fixés à l'unité.

Une commission présidée par le ministre ou son représentant, composée de membres choisis en raison de leur compétence, est chargée d'examiner les questions relatives au suivi et à l'évaluation des missions confiées à l'unité.

Le ministre concerné soumet un rapport annuel au Premier Ministre sur l'activité des unités de gestion et de réalisation par objectifs relevant de son autorité notamment en ce qui concerne les ressources utilisées et les résultats réalisés par rapport aux objectifs fixés.

10) Constitution d'une équipe pour l'élaboration d'un recueil des textes législatifs et réglementaires, des circulaires et de toutes les instructions relatives au ministère, et leur classement par matière :

Afin d'améliorer davantage le fonctionnement des différents services publics, de mettre à la disposition des agents publics les outils de travail nécessaires et leur faciliter l'accès aux textes réglementant leur secteur d'activité, il y a lieu de rassembler tous les textes en vigueur, (lois, décrets, arrêtés, circulaires, notes internes...) et ce, dans des classeurs permettant d'en faciliter l'utilisation et la mise à jour.

Pour la réalisation de cette opération, il y a lieu de procéder de cette manière :

a) Collecter tous les textes relatifs à l'administration ou aux entreprises concernées.
b) Trier ces textes et n'en conserver que ceux qui sont en vigueur.
c) Classer les textes par thème en respectant leur ordre d'importance et les dates de leur parution.
d) Grouper les textes dans des classeurs dont chacun sera réservé à un secteur déterminé relevant du ministère concerné.
e) Elaborer une table des matières pour l'ensemble des textes en question comprenant les indications suivantes :

• le numéro d'ordre
• la date de parution
• l'objet

• un résumé succinct du contenu du texte
• le numéro de la page à laquelle on peut se référer pour de plus amples informations.

11) Définition d'un programme de réalisation des manuels de procédures concernant tous les secteurs relevant du ministère :

Il y a lieu à ce sujet de veiller à l'application des dispositions de la circulaire n° 25 du 11 avril 1994.

Ces manuels de procédures visent à :

• Mettre à la disposition des agents un outil de travail efficace leur permettant d'accomplir leurs missions dans les meilleures conditions et dans les plus brefs délais pour améliorer le rendement dans le cadre de l'opération de mise à niveau de l'administration.
• Uniformiser les méthodes de travail des agents relevant de structures administratives d'un même ministère et assurant les mêmes prestations administratives, telles que les commissariats régionaux au développement agricole, les bureaux de contrôle des impôts et les municipalités, etc ...
• Exploiter ces manuels comme outil de formation notamment pour les agents nouvellement recrutés.

Pour l'élaboration de ces manuels, il y a lieu d'adopter la méthodologie suivante :

• Recenser d'une manière exhaustive toutes les procédures administratives suivies par les structures administratives relevant d'un même ministère.
• Décrire d'une manière minutieuse et détaillée chaque procédure administrative selon l'ordre chronologique des opérations d'une même procédure en spécifiant, pour chacune des opérations, la qualité de l'agent qui l'accomplit et le cas échéant, les textes législatifs et réglementaires y afférents.
• Enfin, et parallèlement à la description des opérations, il y a lieu de mentionner les imprimés et les documents administratifs utilisés lors de l'accomplissement de chaque procédure en les joignant aux manuels afin que leurs utilisateurs aient une idée précise sur la manière d'accomplir les différentes opérations administratives.

Il vous sera communiqué ultérieurement, à titre d'exemple, le manuel de procédures concernant les services du ministère de la Jeunesse et de l'Enfance, en tant que modèle à suivre pour l'élaboration des manuels relatifs aux structures de votre ministère.

12) Généralisation de l'utilisation de la langue arabe :

Il y a lieu de veiller à l'application des dispositions de la circulaire n° 33 du 17 mai 1994, et de prendre les mesures nécessaires, pour l'étape à venir, pour renforcer les réalisations accomplies à ce jour en matière de généralisation de l'utilisation de la langue arabe par l'administration, tant en ce qui concerne ses relations avec les citoyens qu'au niveau de ses différents services et ce, pour tout ce qui a trait aux correspondances, imprimés, rapports, panneaux d'information et d'orientation et autres.

13) Etablissement d'un programme pour le recensement des imprimés administratifs utilisés dans la relation avec les citoyens dans le but de les clarifier, les simplifier et de les reformuler en langue arabe :

Il y a lieu de veiller à l'application des dispositions du décret n° 94-1692 du 8 août 1994 qui a institué un régime homogène pour la création, la mise à jour, la normalisation, l'enregistrement et la gestion des imprimés administratifs.

Dans ce qui suit, il sera procédé à un rappel des principaux axes du nouveau régime des imprimés administratifs, tel qu'il a été explicité par la circulaire n° 49 du 9 Septembre 1994 :

• avant sa production, l'imprimé administratif est soumis à une étude préalable effectuée par l'administration concernée afin de s'assurer notamment que le nouvel imprimé est nécessaire et clair dans sa forme et son contenu.

• La normalisation des imprimés administratifs a pour objet de les soumettre à des critères précis en ce qui concerne les dimensions du papier, la conception et la rédaction et ce, en vue de les simplifier, d'optimiser leur utilisation et de réduire les coûts de leur production.

• L'élaboration des modèles des imprimés administratifs se fait en langue arabe, mais il est admis le cas échéant, d'ajouter sa traduction dans une ou plusieurs langues étrangères.

• Le modèle d'imprimé administratif est obligatoirement soumis à la commission nationale chargée des imprimés administratifs au Premier ministère et ce, pour enregistrement avant son entrée en vigueur.

• L'imprimé administratif entre en vigueur en vertu d'un arrêté du ministre concerné et est porté à la connaissance du public par tout moyen usuel de publication.

• La mise à jour de l'imprimé administratif est soumise aux mêmes règles que celles régissant sa création.

• Les ministères, les collectivités locales et les établissements publics à caractère administratif doivent prendre les dispositions nécessaires pour l'élaboration des imprimés administratifs dans les meilleures conditions, pour les répartir entre les services concernés en temps utile, et les stocker en toute sécurité contre les divers risques.

• Concernant les imprimés en cours d'utilisation, les ministères, les collectivités locales et les établissements publics à caractère administratif sont tenus de procéder au recensement de tous les modèles d'imprimés administratifs et de les réexaminer en vue de leur maintien, suppression ou amélioration. A cet effet, la structure chargée de l'organisation, méthodes et informatique, prépare un résumé explicatif concernant chaque imprimé administratif.

L'ensemble des projets définitifs sont soumis à la commission nationale chargée des imprimés administratifs au Premier ministère pour enregistrement.

La liste officielle de tous les modèles d'imprimés administratifs en vigueur est fixée par arrêté du ministre concerné. Une copie de cet arrêté est transmise au Premier Ministère. Cette liste doit être mise à jour en temps utile et autant de fois que nécessaire.

14) Elaboration d'un programme pour l'application du nouveau régime de sauvegarde des documents et des archives :

Rappel des principaux axes de ce régime :

a) Le plan d'urgence pour assainir la situation des documents administratifs et des archives :

• dresser un inventaire exhaustif des locaux où se sont entassés durant une longue période et sans organisation, des documents administratifs appartenant soit aux services des ministères soit aux établissements qui en relèvent et ce, aux niveaux central et régional,

• assainir cette situation en procédant au classement des documents, à l'identification de leur contenu et en proposant ce qu'il convient d'en éliminer sous le contrôle des archives nationales et d'en conserver dans l'attente de leur versement aux archives nationales,

• aménager des locaux appropriés à cet effet conformément aux normes techniques et de sécurité approuvées par les services de la protection civile et des archives nationales.

b) Le programme de gestion des documents administratifs et des archives.

Conformément aux dispositions de la loi n° 88-95 du 2 Août 1988, ce programme vise à instituer un système moderne de gestion des documents administratifs et ce, depuis leur création en passant par les différentes étapes, jusqu'à ce que l'administration n'en éprouve plus le besoin, auquel cas ils sont soit versés aux archives nationales soit détruits.

Ce programme comprend les éléments suivants :

• élaboration d'une liste nominative des documents en dressant un inventaire de toutes les catégories de documents afin d'en connaître le nombre et la nature. Les données relatives à chaque catégorie de documents sont collectées dans un imprimé spécial élaboré lors de l'inventaire qui doit être effectué directement auprès des services relevant du ministère concerné et de tous les établissements qui en relèvent.

• élaboration d'un tableau fixant préalablement la durée de conservation des documents et des dossiers dans les bureaux de travail pour une utilisation courante, ainsi que la durée de leur conservation pour une période intermédiaire en application des dispositions légales ou pour nécessité de service.

Après quoi, il sera procédé à la fixation du sort définitif qui sera réservé à ces documents et dossiers et qui est, soit la conservation permanente et le versement aux archives nationales à cette fin, soit l'élimination selon des méthodes déterminées.

Ce programme sera réalisé sur deux tranches :

• une tranche relative aux documents administratifs communs aux services publics. Ce sont les documents relatifs à la gestion des ressources humaines et financières, au matériel et aux biens, aux marchés publics, aux contentieux, aux inspections, aux bureaux d'ordre, aux correspondances et aux services d'information et de relations publiques. Ce programme de gestion des documents administratifs communs sera réalisé par le Premier ministère.

• une tranche relative aux documents spécifiques et qui est réalisée par chaque ministère et tous les établissements qui en relèvent.

A cet effet, y a lieu de prendre les mesures suivantes :

• Constitution d'une commission de suivi groupant les responsables des différentes structures concernées. Cette commission veille en coordination avec les services compétents du Premier ministère à assurer les meilleures conditions pour l'élaboration et la mise en œuvre du programme précitée.

• Constitution d'un groupe de travail groupant notamment des professionnels en matière de gestion des documents et des archives et exerçant dans le service public concerné, et ce, pour l'élaboration du programme précité relatif aux documents spécifiques.

Afin de permettre l'élaboration et la mise en œuvre de ce programme, il y a lieu de prendre les mesures pratiques nécessaires et notamment :

• création d'une structure chargée de la gestion des documents et des archives au cas où cela n'a pas été encore réalisé et ce, conformément aux dispositions du décret n° 88-1981 du 13 décembre 1988.

• mise au point d'un programme de recrutement de spécialistes et de perfectionnement des autres agents à cet effet.

• aménagement de locaux fonctionnels pour la conservation des archives.

• prévision des crédits nécessaires dans les budgets des ministères et des établissements qui en relèvent.

Un document conçu à cet effet sera communiqué ultérieurement aux ministères. Il comprendra les différents aspects techniques et les mesures pratiques à prendre concernant ce programme.

La Direction Générale des archives nationales au Premier ministère peut être consultée en ce qui concerne l'élaboration du programme de sauvegarde des documents et des archives.

15) Mise en œuvre d'un programme pour l'amélioration de l'accueil dans l'administration et ce, par la création de bureaux d'accueil modernes dans les bâtiments relevant du ministère aux niveaux central et régional, dotés du système d'information et de

communication administrative et la généralisation du système des tickets de priorité afin d'organiser les prestations de services aux citoyens tout en veillant à instituer les guichets uniques partout où c'est possible.

Il y a lieu à cet effet, de veiller à l'application des dispositions de la circulaire n° 61 du 21 Novembre 1995.

16) Fixation et mise à jour de la liste des prestations administratives fournies par les services des ministères aux usagers :

Le décret n° 93-1880 du 13 septembre 1993 relatif au système d'information et de communication administrative tel qu'explicité par la circulaire n° 87 du 24 novembre 1993, stipule à cet effet que la liste sus-visée est fixée par arrêtés ministériels publiés au Journal Officiel de la République Tunisienne.

Les annexes à chaque arrêté spécifient les conditions requises pour chaque prestation administrative ainsi que les documents demandés pour la constitution des dossiers, les délais et les étapes nécessaires ainsi que le lieu du dépôt du dossier et de l'obtention de la prestation et les références légales et réglementaires y afférentes.

Les ministères sont invités à préparer ces arrêtés et à réexaminer toutes les procédures administratives en vue de les simplifier.

17) Définition et mise à jour de la liste des autorisations administratives :

Conformément aux dispositions du décret n° 93-982 du 3 mai 1993 relatif à la relation entre l'administration et ses usagers tel qu'explicité par la circulaire n° 34 du 26 mai 1993, les ministères sont appelés durant la période du plan de mise à niveau à :

a) fixer la liste de toutes les autorisations actuelles émanant de leurs services et des établissements qui en relèvent en spécifiant leur base légale ou réglementaire. A cette occasion, il est procédé à l'examen :

• de ce qui peut être supprimé sans remplacement
• des autorisations dont la suppression est proposée pour être remplacée par un cahier des charges
• des autorisations qui peuvent être maintenues en rectifiant leur base légale ou réglementaire
• des autorisations qui peuvent être maintenues sans qu'il soit nécessaire d'en modifier la base légale ou réglementaire.

b) fixer la liste de toutes les attestations administratives fournies par leurs services et les établissements qui en relèvent en spécifiant leur base légale et réglementaire. A cet effet, il est procédé à l'examen :

• de ce qui peut en être supprimé sans remplacement
• des attestations qui peuvent être supprimées et remplacées par une déclaration sur l'honneur.
• des attestations dont le maintien est proposé en rectifiant leur base légale ou réglementaire
• des attestations qui peuvent être maintenues sans qu'il soit nécessaire d'en modifier la base légale ou réglementaire.

c) élaboration des textes nécessaires pour la mise en œuvre de ces simplifications.

18) Fixation des cas nécessitant une réponse aux réclamations et demandes des citoyens avec motivation en cas de refus :

Il y a lieu de veiller à l'application du décret n° 95-982 du 3 Mai 1995 qui prévoit la publication d'arrêtés émanant des

différents ministères fixant les cas nécessitant une réponse aux réclamations et demandes des citoyens avec motivation en cas de refus.

19) Fixation des cas nécessitant la légalisation de signature ou la certification à la conformité des copies aux originaux :

Il a été procédé à cet effet à la publication de la loi n° 94-103 du 1er août 1994 portant organisation de la légalisation de signature et de la certification de conformité des copies à l'original et de plusieurs circulaires dont la dernière en date est celle n° 33 du 16 juin 1995.

Après étude au cas par cas des propositions de suppression ou de maintien en ce qui concerne ces deux opérations, il est dressé une liste définitive des cas nécessitant la légalisation de signature ou la certification à la conformité des copies aux originaux et ce, par arrêtés ministériels publiés au Journal Officiel de la République Tunisienne (voir à titre d'exemple l'arrêté du ministre de l'agriculture daté du 30 novembre 1995, JORT n° 98 page 2366).

20) Conception des instruments et des espaces pour la médiatisation des réalisations de l'administration :

Il y a lieu à cet effet de veiller à l'application des dispositions du décret n° 94-1639 du 1er août 1994 et de la circulaire n° 75 du 28 septembre 1994 en vertu desquels tous les ministères ont été invités à prendre les dispositions suivantes :

• Elaboration du "livre d'or" qui doit être conservé par chaque ministère, entreprise publique, mission diplomatique, ambassade ou consulat de Tunisie.
• Elaboration des documents officiels devant être présentés par les organismes gouvernementaux aux hotes, au public, aux organismes internationaux et autres.
• Réserver des espaces muséologiques que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur du bâtiment comprenant les services publics.
• Déterminer le sigle qui doit figurer et être apposé sur toutes les publications émanant des services publics.
• Vulgarisation par tous les moyens de communication des différentes réalisations en matière de réforme administrative concernant les secteurs relevant des attributions du ministère.

Les ministères peuvent consulter l'unité de promotion des sources de la mémoire et de l'identité nationale au ministère de la culture et ce, en ce qui concerne l'élaboration du programme relatif à la communication et à la promotion de la mémoire nationale.

Par ailleurs, et conformément aux dispositions de l'article 4 du décret n° 96-49 du 16 Janvier 1996, le plan de mise à niveau ministériel peut comporter d'autres éléments spécifiques à chaque ministère, et ce par l'insertion des différents aspects de la réforme et de la simplification que le ministère se propose d'entreprendre et se rapportant aux secteurs et aux domaines dont le fonctionnement et la gestion lui sont confiés.

Compte tenu de l'importance primordiale que revêt l'opération de mise à niveau, Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat sont invités à veiller à l'élaboration du projet d'arrêté relatif au plan de mise à niveau de leur ministère et ce, conformément au modèle ci-joint, et à communiquer au Premier ministère ledit projet dans le délai prévu par le décret sus-visé c'est-à-dire avant la fin du mois d'avril 1996.

Le Premier Ministre

Hamed Karoui

PROJET D'ARRETE

DU MINISTRE DE ... EN DATE DU ...
FIXANT LE PLAN DE MISE A NIVEAU
DU MINISTERE DE ...

Le Ministre de ...

Vu le décret n° ... du ... fixant les attributions du Ministère de ... ;

Vu le décret n° ... du ... portant organisation du Ministère de ... ;

Vu le décret n° 96-49 du 16 Janvier 1996 fixant le contenu des plans de mise à niveau de l'Administration et les modalités de leur élaboration, réalisation et suivi.

ARRETE :

ARTICLE PREMIER : Le présent arrêté fixe le plan de mise à niveau du Ministère de ... et ce, conformément aux tableaux suivants :

Tableau n° 1 : Le schéma d'informatisation du Ministère :

Tableau n° 2 : Le programme de formation initiale, de formation continue et de recyclage :

Tableau n° 3 : Le programme d'élaboration des manuels de procédures concernant tous les secteurs relevant du Ministère :

Tableau n° 4 : Les éléments du plan de mise à niveau nécessitant une étude préalable :

Tableau n° 5 : Les éléments du plan de mise à niveau dont la réalisation doit être entamée :

Tableau n° 6 : Les autres réformes pouvant être introduites au niveau des secteurs relevant du ministère :

ARTICLE 2 : Le présent arrêté sera publié au Journal Officiel de la République Tunisienne.

Tunis, le ... Le Ministre de ...

Vu

Le Premier Ministre